Hilfe & Anleitungen

Die Geräte-PIN lässt sich jederzeit über den Inhaber-Zugang neu setzen — Sie brauchen dafür nur die E-Mail-Adresse, die bei uns als Inhaber-Adresse hinterlegt ist.

1. Öffnen Sie Ihre Verwaltungs-Seite: gastavia.de/wirt/ihr-restaurant → „Inhaber-Login“.
2. E-Mail-Adresse eintragen → Sie erhalten einen Anmelde-Link per E-Mail.
3. Nach dem Klick auf den Link: „Einstellungen“ → „Neue Geräte-PIN“ → speichern.
4. Mit der neuen PIN melden Sie jedes Gerät (Tablet, Handy) wieder an.

Tipp: Die PIN ist für das ganze Team gedacht — der Inhaber-Zugang per E-Mail bleibt Ihr persönlicher Generalschlüssel.

1. Schauen Sie zuerst in den Spam-/Werbung-Ordner — Absender ist reservierung@gastavia.de.
2. Prüfen Sie, ob Sie wirklich die hinterlegte Inhaber-Adresse eingegeben haben (der Link wird nur an diese geschickt).
3. Markieren Sie die Mail als „Kein Spam“ und speichern Sie den Absender im Adressbuch — dann klappt es künftig sofort.

Kommt weiterhin nichts an, schreiben Sie uns über das Formular unten — wir prüfen die hinterlegte Adresse.

Ihre Reservierungsseite hat die Form gastavia.de/ihr-restaurant, die Verwaltung liegt unter gastavia.de/wirt/ihr-restaurant.

Wenn Sie den genauen Namen nicht mehr wissen: Nutzen Sie das Feld „Meine Seite finden“ direkt unter dieser Anleitung — wir schicken Ihnen alle Links an Ihre Inhaber-E-Mail.

Sie bestimmen, wie viele Plätze Gastavia online vergeben darf — unabhängig davon, wie viele Tische Sie wirklich haben. Telefonische Gäste und Laufkundschaft haben so immer Platz.

1. „Einstellungen“ → „Bereiche“: die Online-Plätze pro Bereich anpassen (z. B. nur 20 von 40 Plätzen online).
2. Feiner geht es pro Schicht in den Öffnungszeiten (Spalte „Online-Plätze“).

Gastavia überbucht nie: Ist das Kontingent voll, bieten wir Gästen automatisch die Warteliste an.

Jeder Gast kann selbst stornieren — der Link steht in seiner Bestätigungs-E-Mail. Ruft der Gast stattdessen bei Ihnen an:

1. Tagesansicht öffnen → zum richtigen Tag blättern.
2. Bei der Reservierung auf „Storno“ tippen.
3. Für eine Änderung (andere Zeit/Personenzahl): stornieren und die Reservierung neu eintragen — das ist bewusst der einfachste Weg.

Wird ein Platz durch Storno frei, benachrichtigt Gastavia automatisch die Warteliste.

1. Tagesansicht öffnen (bleibt auf dem Tablet einfach offen).
2. Unten im Formular „Telefonisch dazu“: Name, Uhrzeit, Personen, Bereich → speichern.

So stehen alle Reservierungen — online und telefonisch — in einer Liste, und das Online-Kontingent stimmt automatisch.

Ist ein Tag online ausgebucht, bieten wir Ihren Gästen automatisch die Warteliste an — statt dass sie frustriert zur Konkurrenz weiterziehen.

1. Der Gast trägt Name und Kontakt ein — das war’s für ihn.
2. Wird ein Platz frei (z. B. durch ein Storno), benachrichtigt Gastavia die Wartenden automatisch per E-Mail — wer zuerst reserviert, bekommt den Tisch.
3. Sie sehen die Warteliste des Tages in Ihrer Tagesansicht und können Gäste auch selbst anrufen.

Sie müssen nichts tun — die Warteliste arbeitet von allein. Volle Tage bleiben so trotzdem voll.

1. In der Tagesansicht beim Gast auf „No-Show“ tippen (statt Storno).

Wichtig: No-Show-Gäste bekommen keine Bewertungs-Einladung, und Sie sehen in der Wochen-Mail, wie oft das vorkommt. Erschienene Gäste markieren Sie mit „Da“ — nur diese werden um eine Google-Bewertung gebeten.

1. Verwaltung → „Wochenkarte“.
2. Gerichte anlegen/ändern (Kategorie, Name, Beschreibung, Preis) → „Veröffentlichen“.
3. Auf der öffentlichen Karten-Seite: „Als Bild speichern“ → das fertige Bild für Google-Profil, Instagram, Facebook oder WhatsApp-Status herunterladen.

Das Bild trägt automatisch Ihr Logo, Ihre Farbe und „Jetzt online reservieren“ mit Ihrer Web-Adresse.

Sie haben jeden Tag ein anderes Gericht? Nutzen Sie einfach die Kategorie als Wochentag — so entsteht eine übersichtliche Tag-für-Tag-Karte:

1. Verwaltung → „Wochenkarte“: Beim Gericht ins Kategorie-Feld statt „Hauptgerichte“ den Wochentag schreiben, z. B. „Montag“.
2. So fortfahren: „Dienstag“ → Käsespätzle, „Mittwoch“ → Schnitzeltag …
3. Die Reihenfolge auf der Karte folgt der Reihenfolge im Editor — also Montag zuerst eintragen.
4. Veröffentlichen — fertig.

Auf der Karten-Seite und dem geteilten Bild erscheinen die Wochentage automatisch als farbige Zwischenüberschriften. Sie können beides mischen: erst die Tagesgerichte, darunter eine Kategorie „Immer da“ mit Ihren Klassikern.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Darstellung“.
2. Farbe: eine der Vorlagen antippen — gilt sofort für Buchungsseite, Karte und Bild.
3. Logo: PNG oder JPG (max. 300 KB) hochladen. Entfernen jederzeit möglich.

Alle Stammdaten finden Sie unter Verwaltung → „Einstellungen“, oberste Karte:

1. Name: erscheint überall — Buchungsseite, Karte, E-Mails an Ihre Gäste.
2. Adresse & Telefon: stehen auf Ihrer Buchungsseite, der Wochenkarte und im Kalender-Eintrag des Gastes.
3. Website: erscheint auf dem geteilten Wochenkarten-Bild („Jetzt online reservieren“).
4. Benachrichtigungs-E-Mail: Ihre wichtigste Adresse — hierhin gehen neue Reservierungen, der Wochenbericht, und sie ist Ihr Schlüssel für den Inhaber-Login.
5. Google-Bewertungslink: dorthin schicken wir zufriedene Gäste (eigene Anleitung unten).
6. Geräte-PIN: die Anmeldung für Tablet & Team.

Gastavia fragt erschienene Gäste automatisch nach ihrer Meinung — zufriedene leiten wir zu Google weiter. Dafür brauchen wir Ihren persönlichen Bewertungslink:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Unternehmensprofil an: business.google.com (das Konto, mit dem Sie Ihren Google-Maps-Eintrag verwalten).
2. Auf der Übersicht finden Sie die Karte „Mehr Rezensionen erhalten“ (oder unter „Werbung“ → „Rezensionen anfordern“) → „Link kopieren“. Der Link sieht z. B. so aus: g.page/r/…
3. In Gastavia: „Einstellungen“ → Feld „Google-Bewertungslink“ → einfügen → speichern.

Kein Google-Unternehmensprofil? Dann lohnt sich das zuerst — es ist kostenlos und Ihr wichtigster Auftritt. Wir helfen bei der Einrichtung gerne mit.

1. Verwaltung öffnen → „Einstellungen“.
2. Abschnitt „Geschlossen an Sondertagen“: Datum wählen, optional Notiz (z. B. „Betriebsferien“) → „Geschlossen-Tag hinzufügen“.
3. Für mehrere Tage (Urlaub) einfach jeden Tag einzeln hinzufügen.

An diesen Tagen können Gäste online nicht reservieren — bestehende Reservierungen bleiben sichtbar und sollten von Ihnen storniert oder umgebucht werden.

Dauerhafte Ruhetage regeln Sie über die Öffnungszeiten: Tag ohne Schicht = Ruhetag.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Öffnungszeiten“.
2. Je Wochentag können Sie Schichten anlegen (z. B. Mittag und Abend) — mit Beginn, letzter Buchung (Küchenschluss) und Ende.
3. „Öffnungszeiten speichern“ nicht vergessen.

„Letzte Buchung“ ist die späteste Zeit, zu der Gäste noch reservieren können — typisch 60–90 Minuten vor Schluss.

1. „Einstellungen“ → Karte „Auf Ihrer Website einbinden“ → „Code kopieren“.
2. Den Code an Ihren Website-Betreuer geben oder selbst an der gewünschten Stelle einfügen — zwei Zeilen, fertig.

Das Fenster passt seine Höhe automatisch an und setzt keine Cookies — es braucht also keinen Cookie-Banner.

Ohne eigene Website funktioniert es genauso gut: Verlinken Sie einfach gastavia.de/ihr-restaurant auf Ihrem Google-Profil und in Social Media.

1. „Einstellungen“ → Karte „QR-Code“.
2. Bild herunterladen und drucken — z. B. als Tischaufsteller oder auf der Speisekarte.

Der Code führt direkt auf Ihre Reservierungsseite. Gäste scannen ihn mit der Handy-Kamera — keine App nötig.

Das kann in den ersten Wochen vereinzelt vorkommen, solange unsere Absender-Adresse bei den E-Mail-Anbietern noch neu ist — es verschwindet mit der Zeit von selbst.

1. Der Gast markiert die Mail einmal als „Kein Spam“ — bei ihm passiert es dann nicht wieder.
2. Wichtig zu wissen: Die Reservierung gilt unabhängig von der E-Mail — sie steht immer in Ihrer Tagesansicht.

1. Verwaltung → „Gäste“.
2. Beim Gast auf „löschen“ → bestätigen.

Der Gast wird vollständig entfernt; vergangene Reservierungen bleiben anonymisiert erhalten (für Ihre Statistik, ohne Personenbezug). Das erfüllt die DSGVO-Löschpflicht.

Beim Wechsel von einer anderen Plattform (oder aus Excel) nehmen Sie Ihre Gäste einfach mit:

1. Exportieren Sie die Gästeliste aus dem alten System als CSV- oder Excel-Datei.
2. Öffnen Sie die Datei und bringen Sie die Spalten in die Reihenfolge: Name, E-Mail, Telefon (eine Kopfzeile darf bleiben).
3. Verwaltung → „Gäste“ → „Gäste importieren“: den Inhalt hineinkopieren → „Importieren“.

Gäste, die es schon gibt (gleiche E-Mail), werden automatisch übersprungen — es entstehen keine Doppelten.

Wichtig (DSGVO): Die Marketing-Einwilligung wird beim Import bewusst auf „nein“ gesetzt — eine Einwilligung aus dem alten System dürfen wir nicht einfach übernehmen. Ihre Gäste können sie bei der nächsten Reservierung neu erteilen (Häkchen im Formular).

Beim Wechsel von Quandoo & Co. übernehmen wir den Import im Rahmen der persönlichen Einrichtung komplett für Sie.

1. Verwaltung → „Gäste“ → „CSV exportieren“.

Sie erhalten eine Datei, die sich in Excel öffnen lässt — mit Namen, Kontakt, Besuchen und Marketing-Einwilligung. Ihre Gästedaten sind bei Gastavia nie eingesperrt.

1. Verwaltung → „Abo“ (nur mit Inhaber-Login sichtbar).
2. Dort können Sie Rechnungen herunterladen, die Zahlungsart ändern oder monatlich kündigen.

Gastavia hat keine Mindestlaufzeit — Sie bleiben, weil es funktioniert.

1. Seite einmal neu laden (auf dem Tablet: nach unten ziehen).
2. Kurz prüfen, ob Ihr WLAN/Internet funktioniert (z. B. eine andere Website öffnen).
3. Geht gastavia.de selbst nicht: Das ist dann unser Problem — wir arbeiten in solchen Fällen bereits daran. Reservierungen von Gästen gehen nicht verloren.

Bleibt das Problem länger als ein paar Minuten, melden Sie sich über das Formular unten — mit kurzer Beschreibung, was Sie sehen.