Hilfe & Anleitungen

Die Geräte-PIN lässt sich jederzeit über den Inhaber-Zugang neu setzen. Sie brauchen dafür nur die E-Mail-Adresse, die bei uns als Inhaber-Adresse hinterlegt ist.

1. Öffnen Sie Ihre Verwaltung: gastavia.de/wirt/ihr-restaurant → „Als Inhaber anmelden“.
2. E-Mail-Adresse eintragen → Sie erhalten einen Anmelde-Link per E-Mail.
3. Nach dem Klick auf den Link: „Einstellungen“ → „Zugang“ → „Neue Geräte-PIN“ → speichern.
4. Mit der neuen PIN melden Sie jedes Gerät (Tablet, Handy) wieder an.

Wichtig bei Personalwechsel oder verlorenem Gerät: Sobald Sie eine neue PIN speichern, werden alle bisher angemeldeten Geräte automatisch abgemeldet, das alte Tablet kommt damit nicht mehr hinein. Wenn Sie zusätzlich Ihren eigenen Zugang zurücksetzen möchten, nutzen Sie in den Einstellungen „Alle Geräte abmelden“.

Tipp: Die PIN ist für das ganze Team gedacht. Der Inhaber-Zugang per E-Mail bleibt Ihr persönlicher Generalschlüssel.

So öffnen Sie Gastavia mit einem einzigen Tipp, praktisch für das Handy oder Tablet, das im Service griffbereit liegt. Öffnen Sie zuerst Ihre Verwaltung (die Tagesansicht) im Browser, dann legen Sie ihn als Symbol auf den Startbildschirm:

Auf iPhone oder iPad (Safari):

1. Auf das Teilen-Symbol tippen, das Quadrat mit dem Pfeil nach oben.
2. „Zum Home-Bildschirm“ wählen (etwas nach unten scrollen).
3. Mit „Hinzufügen“ bestätigen: Das Gastavia-Symbol liegt jetzt auf dem Startbildschirm.

Auf einem Android-Handy oder -Tablet (Chrome):

1. Oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten (⋮) tippen.
2. „Zum Startbildschirm hinzufügen“ (oder „App installieren“) wählen.
3. Mit „Hinzufügen“ bestätigen, fertig.

Ab jetzt öffnet ein Fingertipp auf das Symbol Gastavia direkt, ohne Adresse einzutippen, auf jedem Handy oder Tablet, das Sie im Service nutzen. Sie können das Symbol auf mehreren Geräten anlegen.

1. Schauen Sie zuerst in den Spam-/Werbung-Ordner; Absender ist reservierung@gastavia.de.
2. Prüfen Sie, ob Sie wirklich die hinterlegte Inhaber-Adresse eingegeben haben (der Link wird nur an diese geschickt).
3. Markieren Sie die Mail als „Kein Spam“ und speichern Sie den Absender im Adressbuch, dann klappt es künftig sofort.

Kommt weiterhin nichts an, schreiben Sie uns über das Formular unten, wir prüfen die hinterlegte Adresse.

Ihre Reservierungsseite hat die Form gastavia.de/ihr-restaurant, die Verwaltung liegt unter gastavia.de/wirt/ihr-restaurant.

Wenn Sie den genauen Namen nicht mehr wissen: Nutzen Sie das Feld „Meine Seite finden“ direkt unter dieser Anleitung, wir schicken Ihnen alle Links an Ihre Inhaber-E-Mail.

Sie bestimmen, wie viele Plätze Gastavia online vergeben darf, unabhängig davon, wie viele Tische Sie wirklich haben. Telefonische Gäste und Laufkundschaft haben so immer Platz.

1. „Einstellungen“ → „Bereiche“: die Online-Plätze pro Bereich anpassen (z. B. nur 20 von 40 Plätzen online). Die Zahl gilt dann für alle Schichten des Bereichs; vor dem Speichern fragt Gastavia nach.
2. Braucht eine einzelne Schicht eine andere Zahl, etwa mittags weniger als abends: danach unter „Öffnungszeiten“ im Feld „Plätze“ der Schicht ändern.

Gastavia überbucht nie: Ist das Kontingent voll, bieten wir Gästen automatisch die Warteliste an.

Wird es zu einer Uhrzeit eng, zeigt die Reservierungsseite dort einen kleinen Punkt und darunter „nur noch wenige Plätze“. Das richtet sich nach Ihren Online-Plätzen, nicht nach den Tischen im Lokal: Der Punkt erscheint, wenn höchstens vier davon frei und mindestens zwei Drittel vergeben sind.

Jeder Gast kann selbst umbuchen oder absagen: Der Link „Ändern oder absagen“ steht in seiner Bestätigung und in der Erinnerung. Umbuchen geht bis zwei Stunden vor dem Termin, absagen bis zum Termin. Bucht ein Gast um, bekommen Sie eine einzige E-Mail mit altem und neuem Termin, und in der Tagesansicht steht bei der neuen Reservierung, von wann sie kommt. Sagt ein Gast selbst ab, bekommen Sie ebenfalls eine E-Mail. War beim alten Termin schon ein Tisch zugewiesen, weisen Sie ihn neu zu. Ruft der Gast stattdessen bei Ihnen an:

1. Tagesansicht öffnen → zum richtigen Tag blättern. Kennt der Gast das Datum nicht genau, tippen Sie seinen Namen oder seine Telefonnummer ins Suchfeld oben. Treffer an anderen Tagen stehen darunter; passt am angezeigten Tag auch jemand, tippen Sie erst auf „anzeigen“. Ein Tipp auf den Eintrag öffnet diesen Tag.
2. Stornieren: bei der Reservierung auf „…“ tippen → „Stornieren“. Hat der Gast eine E-Mail-Adresse, ist das Häkchen „Gast per Mail Bescheid geben“ gesetzt: Er bekommt eine Mail, dass seine Reservierung storniert ist, auf Wunsch mit einem Satz von Ihnen, etwa dem Grund. Bei einem Doppeleintrag nehmen Sie das Häkchen heraus. Ohne E-Mail-Adresse und bei Terminen, die schon begonnen haben, geht keine Mail raus; dann sagen Sie dem Gast selbst Bescheid, etwa am Telefon. Nehmen Sie ein Storno zurück, nachdem der Gast die Mail bekommen hat, bekommt er wieder eine Bestätigung.
3. Ändern: auf „Ändern“ tippen → Tag, Uhrzeit, Personenzahl, Verweildauer, Name und Notiz anpassen → „Speichern“. Die Reservierung bleibt mit ihrer Historie und Tischzuweisung erhalten. Ändern Sie Tag oder Uhrzeit und hat der Gast eine E-Mail-Adresse, bekommt er automatisch eine Mail mit dem neuen Termin und vor einem neuen Tag wieder eine Erinnerung (ändern Sie nur die Uhrzeit, nachdem die Erinnerung schon raus war, genügt die Mail mit dem neuen Termin); eine frühere Zusage („✓ zugesagt“) gilt dann nicht mehr.
4. Dauert der Geburtstag länger als geplant, ändern Sie einfach die Verweildauer. Der Tisch bleibt dann entsprechend länger belegt. Falls dadurch Online-Zeiten wegfallen, sagt Gastavia Ihnen direkt nach dem Speichern, welche.
5. Gehen die Gäste früher, tippen Sie in der Zeile auf „Tisch frei“. Der Tisch steht sofort wieder zur Verfügung, zum Beispiel für Gäste ohne Reservierung. Der Knopf erscheint nur an Reservierungen, die gerade laufen.

Wird ein Platz frei (durch ein Storno, ein Verlegen auf einen anderen Tag oder „Tisch frei“), benachrichtigt Gastavia automatisch den passenden Gast von der Warteliste: den, der am längsten wartet, für den der Platz reicht und für den nahe seiner Wunschuhrzeit etwas frei ist.

Oben in der Tagesansicht steht ein Suchfeld. Tippen Sie einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse ein, ab zwei Zeichen:

1. Die Liste des angezeigten Tages zeigt sofort nur noch die passenden Reservierungen, und bei einer Veranstaltung an diesem Tag die passenden Anmeldungen. Anmeldungen findet die Suche nur am angezeigten Tag. Die Zahlen oben gelten weiter für den ganzen Tag.
2. Treffer an anderen Tagen stehen eingeklappt darunter, als „Auch an anderen Tagen: … Treffer anzeigen“. So bleibt der angezeigte Tag vorn. Hat er keinen Treffer, sind die anderen Tage gleich aufgeklappt. Ein Tipp auf einen Eintrag öffnet diesen Tag und hebt die Reservierung hervor.
3. Gesucht wird in allen kommenden Reservierungen und in denen der letzten 14 Tage. Wer länger zurückliegt, steht in der Gästeliste.
4. Telefonnummern finden Sie in jeder Schreibweise, „0170 123“ findet also auch „+49 170 123…“.

Die Suche können alle benutzen, die die Tagesansicht sehen, auch das Personal mit PIN.

Die Tagesansicht zeigt jede Reservierung in einer Zeile: Uhrzeit und Personen links, Name und Hinweise in der Mitte, rechts „Da“ und „Nicht da“. Mit Pro steht der Tisch daneben.

1. Eine schmale Kante links zeigt, was Aufmerksamkeit braucht: gold heißt überfällig, grün heißt da.
2. „überfällig“ steht bei Gästen, die 15 Minuten nach ihrer Zeit noch nicht als „Da“ markiert sind. Dann steht auch ihre Telefonnummer dabei. Bei allen anderen finden Sie die Nummer hinter den drei Punkten „…“.
3. „gerade gebucht“ steht 30 Minuten lang bei kurzfristigen Online-Buchungen: für heute, mit Beginn in den nächsten zwei Stunden. So sieht das Team im Service, wer noch dazukommt.
4. Bei Gästen, die da sind, steht „bis 21:00“: So lange ist der Tisch noch belegt.
5. Wer da war und dessen Zeit um ist, und wer als „Nicht da“ markiert ist, klappt am heutigen Tag oben in „Erledigt“ zusammen. Stornierte stehen zugeklappt am Ende.
6. Die rote Linie „jetzt“ zeigt, wo der Abend gerade steht.
7. Mit den Filtern darüber sehen Sie nur, wer noch erwartet wird, wer da ist oder wer einen Hinweis hat (Notiz, Vermerk zum Gast, mit Pro auch Geburtstag). Mit Pro gibt es zusätzlich „Ohne Tisch“. Ein Filter erscheint nur, wenn er etwas findet.

Ein zweiter Tipp auf „Da“ oder „Nicht da“ nimmt die Markierung zurück. Am Handy stehen die beiden Knöpfe offen bei Gästen, die in den nächsten 60 Minuten kommen oder überfällig sind. Bei allen anderen tippen Sie auf die Zeile, dann erscheinen sie.

1. Tagesansicht öffnen (bleibt auf Handy oder Tablet einfach offen).
2. Oben neben der Suche auf „+ Eintragen“ tippen (am Handy nur „+“, und beim Scrollen steht es auch in der Leiste ganz oben). Im Blatt „Telefon“ wählen: Uhrzeit, Personen, Dauer, ggf. Bereich, Name und Telefon ausfüllen → auf „Reservierung eintragen“ tippen. Oben im Blatt steht, für welchen Tag Sie eintragen. Ist der Gast schon in Ihrer Gästeliste, erscheint er beim Tippen von Name oder Nummer, ein Tipp übernimmt seine Angaben. Mit E-Mail-Adresse (optional) bekommt der Gast eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung (mit Pro samt „Ja, ich komme“); eine Bitte um eine Bewertung bekommt er nach einem Telefon-Eintrag nicht. Wenn Sie schon wissen, dass die Runde länger bleibt, wählen Sie einfach eine längere Dauer, der Tisch bleibt dann entsprechend belegt.
3. Für Gäste, die ohne Reservierung hereinkommen, wählen Sie oben „Walk-in“: Die Uhrzeit steht schon auf jetzt, ein Name ist nicht nötig, und der Tisch gilt sofort als besetzt.

So stehen alle Gäste in einer Liste, online, telefonisch und spontan. Gerade die Walk-ins sind wichtig: Solange sie nicht eingetragen sind, rechnet die Online-Buchung mit Tischen, an denen längst jemand sitzt.

Beim Wechsel zu Gastavia gehen keine Reservierungen verloren, wir übernehmen den Umzug komplett im Rahmen der persönlichen Einrichtung:

1. Altes System mit Export: Sie laden dort die Reservierungsliste herunter (CSV/Excel) und geben sie uns, fertig.
2. Reservierungsbuch aus Papier: Fotografieren Sie einfach die Seiten mit kommenden Reservierungen ab, wir lesen sie ein.
3. Wir übernehmen alle künftigen Reservierungen mit Name, Zeit, Personenzahl, Telefon und Notizen.

Wichtig für Ihre Gäste: Beim Umzug wird keine einzige E-Mail ausgelöst: Niemand merkt etwas vom Wechsel, jeder Tisch bleibt bestehen.

Doppelte Einträge werden automatisch erkannt und übersprungen. Die Marketing-Einwilligung wird dabei bewusst nicht übernommen, genau wie beim Gäste-Import (DSGVO).

Ist ein Tag online ausgebucht, bieten wir Ihren Gästen automatisch die Warteliste an, statt dass sie frustriert zur Konkurrenz weiterziehen.

1. Der Gast trägt Name, Kontakt und seine Wunschuhrzeit ein, das war’s für ihn.
2. Wird ein Platz frei (z. B. durch ein Storno), benachrichtigt Gastavia automatisch den Gast, der am längsten wartet UND dessen Gruppengröße wirklich Platz hat. Eine 8er-Gruppe bekommt keine Mail für einen frei gewordenen 2er-Tisch. Hat der Gast eine Wunschuhrzeit angegeben, muss bis 90 Minuten davor oder danach etwas frei sein; die Mail nennt die freien Zeiten. Der Knopf in der E-Mail führt direkt zum richtigen Tag und Bereich; wer zuerst reserviert, bekommt den Tisch.
3. Reagiert der Gast nicht, ist nach zwei Stunden der Nächste dran (für heute nach 45 Minuten). Gezählt werden nur die Stunden zwischen 8 und 22 Uhr; nachts rückt niemand nach. Wird nachts ein Platz durch ein Storno frei, geht höchstens die eine Mail an den Nächsten. Wer nicht reagiert hat, kommt einmal zurück auf die Liste, hinter die anderen; nach der zweiten Mail ist Schluss.
4. In Ihrer Tagesansicht sehen Sie die Warteliste inklusive Wunschuhrzeit. Mit „Benachrichtigen“ laden Sie einen Gast gezielt selbst ein (E-Mail), oder Sie rufen ihn direkt an.

Sie müssen nichts tun, die Warteliste arbeitet von allein. Wenn Sie möchten, rücken Sie aber jederzeit selbst jemanden nach. Volle Tage bleiben so trotzdem voll.

Wie viele Gäste in den letzten Tagen auf der Warteliste standen, sehen Sie unter „Ergebnisse“.

1. In der Tagesansicht beim Gast auf „Nicht da“ tippen (statt Storno).

Wichtig: Nicht erschienene Gäste bekommen keine Bewertungs-Einladung, und Sie sehen in der Wochen-Mail, wie oft das vorkommt. Erschienene Gäste markieren Sie mit „Da“; nur diese werden um eine Google-Bewertung gebeten.

Mit dem Tischplan behalten Sie den Überblick, wer an welchem Tisch sitzt, inklusive Zusammenlegen und Stammtisch. Das ist reine Saal-Organisation; Ihre Online-Plätze bleiben davon unberührt.

Einmalig einrichten:

1. „Einstellungen“ → „Tische“: je Bereich Ihre Tische anlegen. Mit der Sammel-Anlage („4 Tische à 4 Plätze“) geht das in Sekunden.
2. Jeder Tisch hat einen Namen oder eine Nummer und eine Platzzahl.
3. Verbund (optional, aber empfehlenswert): Geben Sie Tischen, die man zusammenschieben kann, denselben Verbund, z. B. „Fensterreihe“ bei Tisch 3, 4 und 5. Vorschläge kombinieren dann nur Tische, die wirklich nebeneinanderstehen. Tische ohne Verbund (etwa der Stammtisch) werden nie in eine Kombination einbezogen.
4. Ein Tisch kann zu mehreren Verbünden gehören: Ein Ecktisch steht oft an zwei Reihen und lässt sich mit beiden verbinden. Tippen Sie einen Namen nur beim ersten Tisch, danach wählen Sie ihn aus. Ein Verbund wird grün, sobald ein zweiter Tisch im selben Bereich ihn trägt; bleibt er rot, steht er allein und bewirkt noch nichts. So fällt ein Schreibfehler sofort auf.
5. Verbünde gelten innerhalb eines Bereichs. Die Fensterreihe im Gastraum und die im Biergarten dürfen deshalb beide so heißen, ohne sich zu stören.

Im Alltag zuweisen:

1. In der Tagesansicht bei einer Reservierung auf den Tisch-Chip („+ Tisch“) tippen.
2. Einen oder mehrere Tische auswählen; mehrere = zusammenlegen (z. B. Tisch 3 + 4 für eine 6er-Gruppe). Dann „Übernehmen“.
3. Mehrere Reservierungen auf denselben Tisch = Stammtisch. Das ist ausdrücklich erlaubt.
4. Über „Liste | Tische“ wechseln Sie in die Saal-Übersicht: dort sehen Sie je Tisch, wann er belegt ist.

Schneller geht es automatisch: Haben mehrere Reservierungen noch keinen Tisch, erscheint oben „Tische automatisch verteilen“. Ein Fingertipp, und Gastavia verteilt alle auf einmal. Dabei bekommt jede Gruppe den kleinsten passenden Tisch, zusammengelegt wird nur innerhalb Ihrer Verbünde, und die schwierigste Gruppe wird zuerst gesetzt. Passt jemand nicht, sagt Gastavia ehrlich warum und schlägt, wenn möglich, den einen Umzug vor, der Platz schafft („Familie Klein auf Tisch 5 umsetzen, dann wird Tisch 8 frei“), mit einem Knopf zum direkten Ausführen.

Gastavia sperrt nie, sondern weist nur freundlich hin: passt die Gruppe nicht auf den Tisch, ist er doppelt belegt, oder sitzen nur 2 Gäste an einem 6er, färbt sich der Hinweis. Entscheiden tun immer Sie.

Storniert ein Gast oder erscheint er nicht, wird sein Tisch automatisch wieder frei.

Einzelnen Tisch sperren: In der Saal-Übersicht („Liste | Tische“) tippen Sie hinter dem Tisch auf „Sperren“, tragen kurz den Grund ein und wählen „Nur heute“ oder „Bis auf Weiteres“. Der Tisch wird dann bei der automatischen Verteilung übersprungen. Von Hand können Sie ihn weiterhin belegen, Gastavia weist nur darauf hin. Ihre Online-Plätze ändern sich dadurch nicht; dafür gibt es die Bereichssperre und die Platzzahl in den Öffnungszeiten.

In der Tagesansicht sehen Sie zu jedem Gast hilfreiche Hinweise auf einen Blick:

1. Stammgast, X× da: Der Gast war schon mindestens dreimal bei Ihnen.
2. X× No-Show (rot): Vorsicht, dieser Gast ist schon einmal nicht gekommen.
3. ✓ zugesagt: Der Gast hat sein Kommen per Erinnerungs-Mail bestätigt.
4. Zum Gast: …: Ihr dauerhafter Vermerk aus der Gästeliste, etwa „Nussallergie“. Er steht an jedem Tag, an dem der Gast kommt, und auch auf der ausgedruckten Tagesliste.
5. 🎂 hat Geburtstag: Steht am Tag selbst und drei Tage davor und danach, denn gefeiert wird oft am Wochenende. Voraussetzung ist ein hinterlegter Geburtstag in der Gästeliste.

Der No-Show-Schutz funktioniert ganz ohne Kreditkarte: Gastavia schickt vor dem Termin eine Erinnerung mit einem „Ja, ich komme“-Knopf. Wer zusagt, bekommt den Vermerk „✓ zugesagt“; bei den anderen können Sie rechtzeitig nachfassen oder den Platz weitergeben.

An manchen Tagen wollen Sie den Abend lieber ganz für Laufkundschaft und Telefon freihalten. Dann sperren Sie die Online-Buchung nur für diesen einen Tag:

1. Tagesansicht → zum betreffenden Tag blättern.
2. Auf „Online-Buchung sperren“ tippen. Gäste sehen dann den Hinweis, bitte telefonisch zu reservieren.
3. Mit „Wieder freigeben“ ist der Tag sofort zurück online.

Bereits bestehende Reservierungen bleiben erhalten, gesperrt wird nur das neue Online-Buchen für diesen Tag.

Nur ein Bereich belegt, etwa der Nebenraum für eine private Feier? Dann sperren Sie nur diesen: In der Tagesansicht ganz unten, im Kasten „Einzelne Bereiche sperren“, beim gewünschten Bereich auf „Sperren“ tippen. Gäste können die übrigen Bereiche weiter normal buchen und bekommen, wenn sie den gesperrten wählen, direkt den Hinweis, wo noch Zeiten frei sind. Dass ein Bereich gesperrt ist, sehen Sie oben in der Statuszeile. Regelmäßige Schließungen (etwa „Keller freitags zu“) gehören dagegen in die Öffnungszeiten.

Unter „Auslastung“ sehen Sie, wie gut Ihre Tage und Schichten gefüllt sind, eine gute Grundlage für Personal- und Einkaufsplanung.

1. Zeitraum wählen: 7, 30 oder 90 Tage.
2. Ganz oben: die nächsten 14 Tage. Je Mittag und Abend steht, wie voll es schon ist, gemessen an Ihren Online-Plätzen. Ein leerer Abend in einer Woche ist der Anlass für eine Einladung an Ihre Gästeliste, ein voller Samstag der für mehr Personal.
3. Sie sehen Reservierungen und Gäste je Wochentag und je Uhrzeit, wie voll jede Schicht im Schnitt war, dazu Ihre treuesten Gäste.
4. Die Pfeile unter den Zahlen vergleichen mit dem gleich langen Zeitraum davor, bei „Letzte 30 Tage“ also mit den 30 Tagen vorher. Grün heißt erfreulich, bei No-Shows und Stornos also weniger.
5. Mit „Als CSV herunterladen“ nehmen Sie die Zahlen mit in Ihre eigene Tabelle.

Damit „Erschienen“ und die No-Show-Rate stimmen, markieren Sie Gäste in der Tagesansicht kurz mit „Da“ bzw. „Nicht da“; die Auswertung erinnert Sie daran, wenn vergangene Reservierungen noch ohne Status sind.

Alle Auswertungen beruhen ausschließlich auf Ihren eigenen Reservierungen.

Unter „Ergebnisse“ sehen Sie auf einen Blick, was seit Ihrem Start über Gastavia hereingekommen ist.

1. Online-Reservierungen, und wie viele davon reserviert wurden, während Sie laut Ihren Öffnungszeiten zu hatten. Jede davon wäre sonst ein Anruf gewesen, zu einer Zeit, in der meist niemand abnimmt.
2. Gäste, die neu in Ihre Gästeliste für Post gekommen sind.
3. Reservierungen nach einer Einladung, einem Geburtstagsgruß oder einem Gruß an Gäste, die länger nicht da waren: Derselbe Gast hat binnen 30 Tagen danach reserviert.
4. Für die letzten 7 oder 30 Tage außerdem: wie viele Gäste zum ersten Mal da waren und wie viele wiederkamen, und wie viele auf der Warteliste standen, weil online nichts mehr frei war.
5. Woher die Online-Reservierungen kamen: Google, Instagram, Facebook, WhatsApp, der QR-Code am Tisch oder Ihre Website. Das klappt mit den Links und QR-Codes unter „Teilen“, die eine Kennung tragen.
6. Was das wert ist: die Zeit, die Sie am Telefon gespart haben (geschätzt mit 2,5 Minuten je Reservierung), und der Umsatz der Gäste, die online reserviert haben und da waren. Für den Umsatz tragen Sie dort ein, was ein Gast bei Ihnen im Schnitt ausgibt. Den Umsatz sehen nur Sie, nicht Ihr Personal.

Einmal in der Woche sagt Lena an ihrem Knopf in einem Satz, wie viele Online-Reservierungen letzte Woche kamen. Nicht während des Service, und nur, wer die Ergebnisse sehen darf.

Ihr Personal sieht die Seite, solange Sie es unter „Einstellungen“ → „Was das Personal sieht“ erlauben.

1. Verwaltung → „Wochenkarte“.
2. Gerichte anlegen/ändern (Kategorie, Name, Beschreibung, Preis) → „Veröffentlichen“.
3. Unter „Hinweis unter der Karte“ stehen fertige Sätze zum Anklicken, etwa „Dazu gilt unsere reguläre Speisekarte mit allen Klassikern.“ und die Tage Ihres Mittagstischs aus Ihren Öffnungszeiten. Ein Klick hängt den Satz an, was schon dasteht, bleibt. Der Hinweis gilt für jede Woche, bis Sie ihn ändern.
4. Zum Teilen: Auf derselben Seite unter „Wochenkarte teilen“. Am Handy öffnet ein Fingertipp das Teilen-Fenster mit Bild und fertigem Text, von dort geht es an Instagram, WhatsApp & Co. Am Rechner wird das Bild gespeichert und der Text kopiert.
5. Zum Drucken: Unter „Wochenkarte drucken“ wählen Sie den Aushang A4 oder die Tischkarte A5 (zwei auf einem Blatt, in der Mitte durchschneiden). Mit einem QR-Code zur Reservierung; die eingetippte Karte steht unter Ihrem Logo, ein eigenes Design wird gedruckt, wie es ist. Gedruckt wird die gespeicherte Karte.
6. Für Instagram gibt es einen eigenen Text mit Hashtags („Text für Instagram kopieren“). Er nennt keinen Link, weil Instagram Links im Beitrag nicht anklickbar macht, sondern verweist auf den Link in Ihrem Profil. Den setzen Sie einmal ins Feld „Links“ unter „Profil bearbeiten“.
7. Das Bild allein gibt es auch auf Ihrer öffentlichen Karten-Seite, unter der Karte: „als Bild speichern“.

Das Bild trägt automatisch Ihr Logo, Ihre Farbe und „Jetzt online reservieren“ mit Ihrer Web-Adresse.

Sie gestalten Ihre Karte lieber selbst (z. B. in Canva)? Unter Verwaltung → „Wochenkarte“ → „Eigenes Design hochladen“ laden Sie Ihr fertiges Bild hoch. Es erscheint dann statt der eingetippten Karte, auch auf dem geteilten Bild und im Wochenkarten-Newsletter. Der Streifen „Jetzt online reservieren“ wird automatisch darunter gesetzt.

An Ihre Gäste schicken: Unter „Wochenkarte teilen“ steht der Knopf „Karte jetzt an Ihre Gäste senden“. Gesendet wird die gespeicherte Karte; solange Änderungen nicht gespeichert sind, bleibt der Knopf gesperrt. Er schickt die veröffentlichte Karte an alle, die sich für Ihre E-Mails angemeldet haben; wer die Karte gerade schon bekommen hat, bekommt sie nicht noch einmal. Den Knopf sehen Sie als Inhaber und Ihr Personal, wenn Sie ihm „An alle Gäste schreiben“ erlauben; schickt das Personal, bekommen Sie eine kurze Mail. Mit Pro geht die Karte außerdem automatisch nach Zeitplan raus (Automatisierungen).

Sie haben jeden Tag ein anderes Gericht? Nutzen Sie einfach die Kategorie als Wochentag, so entsteht eine übersichtliche Tag-für-Tag-Karte:

1. Verwaltung → „Wochenkarte“: Beim Gericht ins Kategorie-Feld statt „Hauptgerichte“ den Wochentag schreiben, z. B. „Montag“.
2. So fortfahren: „Dienstag“ → Käsespätzle, „Mittwoch“ → Schnitzeltag …
3. Die Reihenfolge auf der Karte folgt der Reihenfolge im Editor, also Montag zuerst eintragen.
4. Veröffentlichen, fertig.

Auf der Karten-Seite und dem geteilten Bild erscheinen die Wochentage automatisch als farbige Zwischenüberschriften. Sie können beides mischen: erst die Tagesgerichte, darunter eine Kategorie „Immer da“ mit Ihren Klassikern.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Darstellung“.
2. Farbe: eine der Vorlagen antippen, gilt sofort für Reservierungsseite, Karte und Bild.
3. Logo: PNG, JPG oder SVG hochladen. Große Logos verkleinert Gastavia automatisch, ein SVG speichert Gastavia als Bild. Entfernen jederzeit möglich.

Die meisten Angaben finden Sie unter Verwaltung → „Einstellungen“ → „Stammdaten“. Wo ein Feld in einem anderen Abschnitt steht, ist er genannt:

1. Name: erscheint überall, auf Reservierungsseite, Karte und in E-Mails an Ihre Gäste. Er steht auch als Absender im Postfach Ihrer Gäste, dort also, wo sie entscheiden, ob sie eine Mail öffnen.
2. Adresse & Telefon: stehen auf Ihrer Reservierungsseite, der Wochenkarte und im Kalender-Eintrag des Gastes.
3. Eigene Website: damit Google Ihre Reservierungsseite und Ihre Website demselben Restaurant zuordnet. Auf dem geteilten Wochenkarten-Bild steht unter „Jetzt online reservieren“ immer Ihre Reservierungsadresse, nicht die Website.
4. Benachrichtigungs-E-Mail: Ihre wichtigste Adresse: Hierhin gehen neue Reservierungen, der Wochenbericht, und sie ist Ihr Schlüssel für den Inhaber-Login. Ihre Gäste sehen sie nie. Nach der Anmeldung und nach jeder Änderung schicken wir an sie einen Link zum Bestätigen; bis dahin steht oben in der Verwaltung ein Hinweis.
5. Zweite Adresse für Reservierungsmeldungen (freiwillig): Hierhin gehen zusätzlich die Meldungen zu neuen, umgebuchten und stornierten Reservierungen, zum Beispiel für Ihr Team. Mit ihr kann sich niemand anmelden.
6. Der Wochenbericht kommt montags, solange Ihr Abo läuft, und nicht in Wochen, in denen es in dieser und der Vorwoche keine Reservierung gab.
7. E-Mail für Gäste: die öffentliche Adresse Ihres Hauses. Antwortet ein Gast auf eine Bestätigung oder auf Ihren Newsletter, geht die Antwort dorthin. Ohne diese Adresse landet sie bei uns, und wir müssen sie weiterleiten.
8. Google-Bewertungslink (Abschnitt „Bewertungen“): dorthin führt der Knopf in der Bewertungsbitte (eigene Anleitung unten).
9. Geräte-PIN (Abschnitt „Zugang“): die Anmeldung fürs Team (Handy oder Tablet).

Schalten Sie unter „Einstellungen“ → „Bewertungen“ die Bitte um eine Google-Bewertung ein, bittet Gastavia erschienene Gäste am Tag danach um eine Google-Bewertung. Der Knopf in der Mail führt direkt dorthin, für jeden Gast gleich. Wer Ihnen lieber persönlich etwas sagt, antwortet auf die Mail, die Antwort geht an Ihre öffentliche E-Mail-Adresse aus den Stammdaten. Wer einmal auf den Knopf getippt hat, wird nicht wieder gefragt. Dafür brauchen wir Ihren persönlichen Bewertungslink:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Unternehmensprofil an: business.google.com (das Konto, mit dem Sie Ihren Google-Maps-Eintrag verwalten).
2. Auf der Übersicht finden Sie die Karte „Mehr Rezensionen erhalten“ (oder unter „Werbung“ → „Rezensionen anfordern“) → „Link kopieren“. Der Link sieht z. B. so aus: g.page/r/…
3. In Gastavia: „Einstellungen“ → „Bewertungen“ → Feld „Google-Bewertungslink“ → einfügen → speichern.

Kein Google-Unternehmensprofil? Dann lohnt sich das zuerst: Es ist kostenlos und Ihr wichtigster Auftritt. Wir helfen bei der Einrichtung gerne mit.

1. Verwaltung öffnen → „Einstellungen“ → Abschnitt „Sondertage“.
2. Geschlossen: Datum wählen, für Betriebsferien auch „Bis“, optional eine Notiz → „Schließtag eintragen“.
3. Andere Zeiten: „Andere Zeiten“ antippen, Datum wählen, „von“ und „letzte Buchung“ eintragen → „Andere Zeiten eintragen“. Mit „+ zweites Zeitfenster“ geht auch mittags und abends.

An geschlossenen Tagen können Gäste online nicht reservieren. Bestehende Reservierungen im Zeitraum storniert Gastavia automatisch und informiert die betroffenen Gäste per E-Mail, mit einer freundlichen Einladung, einen neuen Tag zu wählen. Haben betroffene Gäste eine E-Mail-Adresse, erscheint ein Feld, in dem Sie ihnen einen Satz mitgeben können, etwa den Grund. Wie viele Gäste keine E-Mail hinterlegt haben, sehen Sie danach. Gehen innerhalb von 24 Stunden sehr viele Absagen raus, nennt Gastavia danach die übrigen Gäste mit Telefonnummer, damit Sie anrufen können.

Bei anderen Zeiten gelten an diesem Tag nur die neuen Uhrzeiten. Takt, Verweildauer und Plätze übernimmt der Tag vom normalen Wochentag. Bestehende Reservierungen werden dabei nicht storniert. Liegen welche außerhalb der neuen Zeiten, zeigt Gastavia sie Ihnen mit Telefonnummer an, damit Sie eine andere Uhrzeit anbieten können. Solange eine Uhrzeit außerhalb der neuen Zeiten liegt, bekommt der Gast keine Erinnerung.

Dauerhafte Ruhetage regeln Sie über die Öffnungszeiten: Tag ohne Schicht = Ruhetag.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Öffnungszeiten“.
2. Je Wochentag können Sie Schichten anlegen (z. B. Mittag und Abend). Mit „+ Schicht“ kommt eine neue hinzu, mit dem „ד daneben wird eine gelöscht.
3. Pro Schicht füllen Sie aus: Bezeichnung (z. B. „Mittag“), von (Beginn), letzte Buchung (Küchenschluss), Takt, Verweildauer und Plätze (wie viele Gäste online gleichzeitig buchen können).
4. „Speichern“ nicht vergessen.

„Letzte Buchung“ ist die späteste Zeit, zu der Gäste noch reservieren können, typisch 60–90 Minuten vor Schluss. Das Ende wird automatisch daraus abgeleitet, das müssen Sie nicht mehr eintragen.

„Takt“ bestimmt den Abstand der buchbaren Uhrzeiten (z. B. 30 Min → 18:00, 18:30, 19:00 …). Direkt darunter sehen Sie eine Live-Vorschau der Zeiten, die Ihre Gäste angeboten bekommen, so stimmt alles, bevor Sie speichern.

„Verweildauer“ ist die Zeit, die ein Tisch typischerweise besetzt bleibt (z. B. Mittag 1,5 Std, Abend 3 Std). Sie steuert, wie viele Buchungen zeitlich übereinanderpassen und wann Tische im Tischplan wieder als frei gelten. Eine längere Dauer bedeutet also weniger gleichzeitig buchbare Online-Plätze.

Unter „Veranstaltungen“ legen Sie Weinproben, Themenabende oder Live-Musik an. Gäste sehen den Abend auf Ihrer Reservierungsseite und können sich online anmelden.

1. „Veranstaltung anlegen“: Titel, Datum, Preis und Beschreibung. Findet das Format öfter statt, tragen Sie die weiteren Daten gleich mit ein. Jeder Abend bekommt eigene Plätze und eine eigene Anmeldeliste.
2. Wählen Sie, ob der Abend das ganze Haus belegt oder nur einzelne Bereiche. Müssen sich Gäste anmelden, kann dort während des Abends niemand online einen normalen Tisch reservieren, sobald er veröffentlicht ist. Tische, die vorher wieder frei sind oder erst nach dem Ende kommen, bleiben buchbar. Ohne Ende gilt die Sperre bis zum Ende der Schicht, in der der Abend beginnt, ohne Beginn den ganzen Tag. Bei „Nur ankündigen“ bleiben alle Tische buchbar, das passt etwa zu Live-Musik zum Essen. Sie selbst können in der Tagesansicht weiter eintragen. Nach dem Speichern zeigt Gastavia Ihnen, wer zu der Zeit in diesen Räumen schon reserviert hat, damit Sie mit den Gästen sprechen können.
3. Unter „Plätze insgesamt“ legen Sie fest, wie viele Gäste der Abend fasst. Vorgeschlagen sind Ihre Online-Plätze; soll es keine Grenze geben, wählen Sie „Ohne Platzgrenze“. Bei der Anmeldung gibt jeder an, mit wie vielen Personen er kommt, und jede Person zählt als Platz. Online kann sich niemand für mehr Plätze anmelden, als noch frei sind. Wer anruft, den dürfen Sie auch darüber hinaus eintragen.
4. Eine Stornobedingung setzen Sie selbst, im Feld „Bedingung, der Gäste zustimmen“. Das ist freiwillig. Steht dort etwas, muss der Gast den Satz bei der Online-Anmeldung anhaken, und Gastavia hält den Wortlaut fest, dem er zugestimmt hat. Ändern Sie die Bedingung später, gilt für bestehende Online-Anmeldungen weiter der alte Satz. Wer anruft und eine E-Mail-Adresse angibt, bekommt die Bedingung mit der Bestätigungsmail. Sie können vermerken, dass Sie sie am Telefon genannt haben. In der Anmeldeliste steht bei jedem Gast, ob er die Bedingung bestätigt hat, ob Sie sie genannt haben oder ob sie offen ist. „Vorlage einsetzen“ gibt Ihnen einen Mustersatz, den Sie anpassen.
5. Wer anruft, tragen Sie unter „Anmeldung eintragen“ selbst ein. Mit E-Mail-Adresse bekommt der Gast eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung. Schließen Sie den Tag, entfällt die Erinnerung, und der Abend nimmt keine Anmeldungen mehr an. Sagen Sie eine Anmeldung vor dem Abend ab, bekommt der Gast mit E-Mail-Adresse eine kurze Mail. Geht sie nicht raus, sagt Gastavia es Ihnen.
6. Meldet sich jemand online an, bekommen Sie eine E-Mail an Ihre Benachrichtigungsadresse.
7. Am Tag des Abends stehen die Angemeldeten in der Tagesansicht über den Reservierungen, und die Zahlen oben zählen sie mit. Haken Sie sie wie Reservierungen mit „Da“ oder „Nicht da“ ab. Jeder Gast mit E-Mail-Adresse landet in Ihrer Gästeliste, und ein vergangener Abend zählt dort als Besuch, außer der Gast steht auf „Nicht da“. Bei der Online-Anmeldung kann der Gast wie beim Reservieren ankreuzen, dass er E-Mails von Ihnen bekommen möchte. Haben Sie ein Anmelde-Dankeschön eingetragen, wird es am Abend eingelöst, wer auf „Nicht da“ steht, behält es: In der Anmeldeliste, in der Tagesansicht und auf der Druckliste steht dann bei ihm „Dankeschön offen“. Bei einem vollen Abend kann das viele Gäste auf einmal betreffen. Ein Dankeschön, das sich leicht für viele vorbereiten lässt, etwa ein Gruß aus der Küche, passt dazu am besten.
8. Ändert sich etwas am Abend, etwa die Uhrzeit oder das Menü, schreiben Sie allen auf einmal: in der Anmeldeliste unter „Nachricht an alle Angemeldeten“. Die Mail geht an jeden Angemeldeten mit E-Mail-Adresse, auch ohne Haken für E-Mails, weil sie seine Anmeldung betrifft. Werbung für andere Abende gehört deshalb nicht hinein. Wer keine Adresse angegeben hat, steht mit Telefonnummer darunter. Gehen innerhalb von 24 Stunden sehr viele Nachrichten raus, steht der Rest im Mail-Protokoll mit der Bitte anzurufen. Die Nachricht schreibt der Inhaber, und das Personal, wenn Sie es unter „Was das Personal sieht“ bei „An alle Gäste schreiben“ erlauben; dann bekommen Sie jedes Mal eine kurze Mail.
9. „Link teilen“ gibt Ihnen den Link zu genau diesem Abend, für Instagram, WhatsApp oder Ihre Website.
10. Ist die Automatik „Einladungen zu besonderen Abenden“ eingeschaltet, sehen Sie in jeder Zeile, wann die Einladung an Ihre Gäste geplant ist: 14 Tage vorher, dazu ein letzter Aufruf 3 Tage vorher. Ausgebuchte Abende werden nicht beworben. Bei einer Reihe, deren Termine weniger als vier Wochen auseinanderliegen, wird nur der erste Termin beworben (und wieder nach einer längeren Pause), damit Ihre Gäste nicht jede Woche dieselbe Einladung bekommen.
11. Die Tagesliste zum Ausdrucken enthält am Abend auch die Anmeldungen.
12. Vergangene Abende legen Sie mit „Wieder anlegen“ neu an. Alles wird übernommen. Wählen Sie das Datum und haken Sie „Veröffentlichen“ an, dann sehen Ihre Gäste den Abend.

Unter „Automatisierungen“ schalten Sie Mails ein, die danach von allein rausgehen, und zwar nur an Gäste, die dem Newsletter ausdrücklich zugestimmt haben. Wer beim Reservieren oder bei der Anmeldung zu einem Abend zugestimmt hat, bekommt sie, sobald seine Bestätigungsmail nachweislich angekommen ist; so ist belegt, dass die Adresse ihm gehört:

1. Wochenkarten-Newsletter: schickt Ihre aktuelle Karte an angemeldete Gäste; den Versandtag (z. B. Donnerstag oder Freitag) wählen Sie selbst. Steht seit dem letzten Versand kein neues Gericht auf der Karte, geht keine Mail raus, damit Ihre Gäste nicht zweimal dasselbe lesen. Neue Preise, Beschreibungen und kleine Korrekturen zählen allein nicht; beim eigenen Karten-Design zählt ein neues Bild. Unter „Automatisierungen“ steht, worauf der Versand wartet. Im Betreff stehen der Name der Karte, die ersten Gerichte und, wenn Sie ihn eingetragen haben, der Zeitraum. Beim eigenen Karten-Design steht dort nur der Name der Karte.
2. Gäste zurückholen: erinnert Gäste, die länger nicht mehr da waren.
3. Geburtstagsgruß: gratuliert Gästen mit hinterlegtem Geburtstag. Gäste können ihren Geburtstag direkt beim Reservieren angeben (freiwillig, nur mit Newsletter-Einwilligung) oder Sie tragen ihn im Gäste-Bereich ein.
4. Einladungen zu besonderen Abenden: Weihnachtsfeiern, Silvester, Muttertag und Ihre eigenen Veranstaltungen. Ein paar Tage vor dem Versand meldet sich Lena in der Verwaltung und sagt, welche Einladung wann an die Gäste auf Ihrer Liste geht; bei Festen zeigt ein Tipp die fertige Mail, bei eigenen Abenden führt er zum Abend. Zwei Tage vorher bekommen Sie zusätzlich eine Mail und können den Versand abschalten.

Zu jeder Automatik können Sie ein kleines Dankeschön hinterlegen, es erscheint als hübsches Geschenk in der Mail. Bewährt hat sich „Ein Gruß aus der Küche“: Jeder versteht ihn, und Ihre Küche gibt, was gerade gut ist. Tragen Sie nur die Sache ein, „bei Ihrem nächsten Besuch“ ergänzt die Mail selbst. Über „Vorschau“ sehen Sie die fertige Mail, bevor sie jemand bekommt.

Damit die Zustellung zuverlässig und rechtlich sauber bleibt, sind die Mail-Texte selbst fest vorformuliert. Sie bestimmen über die Schalter, was verschickt wird, und hinterlegen das Dankeschön.

Im Postfach Ihrer Gäste steht der Name Ihres Hauses als Absender, nicht „Gastavia“. Antworten gehen an die Adresse, die Sie unter „E-Mail für Gäste“ hinterlegt haben. Ist dort nichts eingetragen, landen sie bei uns und wir leiten sie weiter, was einen Tag kosten kann.

1. „Teilen“ → Abschnitt „Auf Ihrer Website“ → „Reservierung“ wählen → „Code kopieren“.
2. Den Code an Ihren Website-Betreuer geben oder selbst an der gewünschten Stelle einfügen: zwei Zeilen, fertig.

Das Fenster passt seine Höhe automatisch an und setzt keine Cookies, es braucht also keinen Cookie-Banner. Mit „Wochenkarte“ statt „Reservierung“ bekommen Sie einen zweiten Code, so zeigt Ihre Website immer automatisch die aktuelle Karte.

Erlaubt Ihr Website-Baukasten keinen fremden Code, wählen Sie „Nur ein Knopf“: ein einfacher Knopf „Tisch reservieren“, der auf Ihre Reservierungsseite führt.

Ohne eigene Website funktioniert es genauso gut: Unter „Teilen“ → „Wohin mit Ihrem Link“ steht für Google-Profil, Instagram, Facebook und WhatsApp, wo genau der Link hingehört. Bei Instagram ist das nur das Feld „Links“ im Profil.

1. „Teilen“ → Abschnitt „QR-Codes zum Ausdrucken“ → „Reservierung“ → „Aufsteller drucken“.
2. Sie bekommen vier Karten im Format A6 auf einem A4-Blatt, mit Ihrem Logo und dem Code. Ausschneiden und in einen Tischaufsteller stellen. Wer nur den Code will, nimmt „Nur den Code“.

Der Code führt direkt auf Ihre Reservierungsseite. Gäste scannen ihn mit der Handy-Kamera, keine App nötig. Gleich daneben liegt ein zweiter QR-Code, über den sich Gäste in Ihre Gästeliste für Post eintragen. Mit „Kärtchen drucken“ bekommen Sie ihn auf Karten für die Rechnungsmappe.

Haben Sie Veranstaltungen (Pro), gibt es einen dritten Code mit eigenem Aufsteller: „Unsere besonderen Abende“. Er führt auf die Übersicht Ihrer kommenden Abende, Termine stehen nicht auf der Karte. So bleibt sie gültig, Vergangenes verschwindet von selbst.

Das kann in den ersten Wochen vereinzelt vorkommen, solange unsere Absender-Adresse bei den E-Mail-Anbietern noch neu ist; es verschwindet mit der Zeit von selbst. Im Postfach steht der Name Ihres Hauses, die Adresse dahinter gehört zu uns; deshalb kann eine Mail anfangs im Spam landen, obwohl der Name vertraut aussieht.

1. Der Gast markiert die Mail einmal als „Kein Spam“, bei ihm passiert es dann nicht wieder.
2. Wichtig zu wissen: Die Reservierung gilt unabhängig von der E-Mail. Sie steht immer in Ihrer Tagesansicht.

Antworten Ihrer Gäste gehen an die Adresse, die Sie unter Einstellungen bei „E-Mail für Gäste“ hinterlegt haben. Ist dort nichts eingetragen, landen sie bei uns, und wir leiten sie weiter. Das kostet einen Tag, und bei einer Reservierung für den nächsten Abend ist ein Tag zu viel.

Meistens geht es um die Reservierung selbst, etwa „können wir statt zu viert zu sechst kommen“. Das tragen Sie in der Tagesansicht ein.

Ein Fall ist wichtiger als die anderen: Schreibt ein Gast sinngemäß „bitte keine Werbung mehr“, dann gilt das sofort, egal in welchen Worten und egal ob er den Abmelde-Link benutzt hat. Sie müssen ihn nicht auf den Link verweisen.

1. Verwaltung → „Gäste“, den Gast heraussuchen und antippen.
2. Im Blatt unter „Werbung“ auf „Werbung abbestellen“ tippen und die Rückfrage bestätigen.
3. Danach steht in der Liste „keine Werbung“ am Gast. An ihn geht keine Werbemail mehr, auch keine Bitte um eine Bewertung.

Der Knopf steht auch bei Gästen ohne Newsletter (im Blatt: „Kein Newsletter. Bekommt nach dem Besuch die Bitte um eine Bewertung.“). Diese Gäste haben nie in Werbung eingewilligt und bekommen trotzdem nach einem Besuch die Bitte um eine Google-Bewertung; das erlaubt das Gesetz bei bestehender Kundschaft. Genau danach kommt der Widerspruch am häufigsten.

Zurücknehmen können Sie das nicht. Nur der Gast selbst kann sich wieder anmelden, über das Anmeldeformular Ihrer Reservierungsseite.

Reservierungsbestätigungen und Erinnerungen laufen unabhängig davon weiter. Das ist keine Werbung, sondern die Abwicklung seines Tisches, und die darf und soll er bekommen.

1. Verwaltung → „Gäste“.
2. Den Gast antippen, im Blatt „Gast löschen“ → bestätigen.

Der Gast wird vollständig entfernt; vergangene Reservierungen bleiben anonymisiert erhalten (für Ihre Statistik, ohne Personenbezug). Das erfüllt die DSGVO-Löschpflicht.

Beim Wechsel von einer anderen Plattform (oder aus Excel) nehmen Sie Ihre Gäste einfach mit:

1. Exportieren Sie die Gästeliste aus dem alten System als CSV- oder Excel-Datei.
2. Öffnen Sie die Datei und bringen Sie die Spalten in die Reihenfolge: Name, E-Mail, Telefon (eine Kopfzeile darf bleiben).
3. Verwaltung → „Gäste“ → „Gäste importieren“: den Inhalt hineinkopieren → „Importieren“.

Gäste, die es schon gibt (gleiche E-Mail), werden automatisch übersprungen. So entstehen keine doppelten Einträge.

Wichtig (DSGVO): Die Marketing-Einwilligung wird beim Import bewusst auf „nein“ gesetzt: Eine Einwilligung aus dem alten System dürfen wir nicht einfach übernehmen. Ihre Gäste können sie bei der nächsten Reservierung neu erteilen (Häkchen im Formular).

Beim Wechsel von Quandoo & Co. übernehmen wir den Import im Rahmen der persönlichen Einrichtung komplett für Sie.

1. Verwaltung → „Gäste“ → unter der Liste im Kasten „Daten“ → „Gäste als CSV“.
2. Alle Reservierungen, auch vergangene, stornierte und künftige: Verwaltung → „Gäste“ → Kasten „Daten“ → „Reservierungen als CSV“.

Sie erhalten jeweils eine Datei, die sich in Excel öffnen lässt: bei den Gästen mit Namen, Kontakt, Besuchen und Marketing-Einwilligung, bei den Reservierungen mit Termin, Personenzahl, Bereich, Status und Kontakt. Ihre Daten sind bei Gastavia nie eingesperrt, auch nach einer Kündigung können Sie beide Dateien noch 30 Tage lang herunterladen.

1. Verwaltung → „Abo“; dort sehen Sie Ihren Tarif und den aktuellen Status und wechseln zwischen Growth und Pro: zu Pro sofort, zu Growth zum Ende des laufenden Monats.
2. Für eine Rechnung, eine andere Zahlungsart oder eine Kündigung schreiben Sie uns kurz über das Formular unten, wir kümmern uns darum (in der Regel am selben Tag).
3. Haben Sie gekündigt und möchten doch weitermachen: Bis zum Vertragsende nehmen Sie die Kündigung unter „Abo“ selbst zurück, mit „Kündigung zurücknehmen“.

Gastavia hat keine Mindestlaufzeit. Sie bleiben, weil es funktioniert.

Vor der Buchung: Sie können alles einrichten und ausprobieren. Ihre Reservierungsseite ist für Gäste aber noch offline, und es geht keine E-Mail an Gäste. Der Gratismonat beginnt erst mit der Buchung, durch das Einrichten verlieren Sie also nichts. Oben in der Verwaltung steht der Hinweis mit dem Weg zur Abrechnung.

Im Gratismonat: alle Funktionen, auch Pro, egal welchen Tarif Sie für danach gewählt haben. Danach gilt Ihr Tarif.

Wenn eine Zahlung nicht durchgeht: Alles läuft weiter, auch Ihre Reservierungsseite. Oben in der Verwaltung steht ein Hinweis mit dem Weg zur Zahlungsart. Gesperrt wird erst, wenn mehr als ein Monatsbetrag offen ist, und das kündigen wir zehn Tage vorher schriftlich an.

Nach dem Vertragsende: In der Verwaltung bleibt eine Seite. Dort laden Sie Gästeliste und Reservierungen herunter, bis 30 Tage nach dem Vertragsende. Danach löschen wir alle Daten Ihres Betriebs. Aufbewahrt bleiben nur Nachweise: Ihre Zustimmung zu AGB und AVV dauerhaft, die Einwilligungen und Abmeldungen Ihrer Gäste und das Protokoll der Werbe-E-Mails an sie bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Vertragsende. Sie sind gesperrt und dienen nur noch als Nachweis. Ihre Reservierungsseite zeigt Gästen statt des Formulars Ihre Telefonnummer, und Ihre Gäste bekommen keine E-Mails mehr, auch keine Erinnerung an schon gebuchte Termine. Diese Gäste stehen in der Reservierungsliste; bitte melden Sie sich bei ihnen selbst.

Bis zur Löschung können Sie auf derselben Seite wieder buchen. Einstellungen, Gäste und Reservierungen sind dann sofort wieder da. Einen neuen Gratismonat gibt es nicht: Die Abrechnung beginnt mit der Buchung. Die Einrichtungsgebühr fällt nur an, wenn sie bisher nie berechnet wurde, etwa weil Sie im Gratismonat gekündigt haben. Dann steht sie bei der Buchung dabei. Ist aus dem früheren Vertrag noch eine Rechnung offen, begleichen Sie sie vorher unter Zahlungen & Rechnungen.

1. Seite einmal neu laden (auf Handy oder Tablet: nach unten ziehen).
2. Kurz prüfen, ob Ihr WLAN/Internet funktioniert (z. B. eine andere Website öffnen).
3. Geht gastavia.de selbst nicht: Das ist dann unser Problem, wir arbeiten in solchen Fällen bereits daran. Reservierungen von Gästen gehen nicht verloren.

Bleibt das Problem länger als ein paar Minuten, melden Sie sich über das Formular unten, mit kurzer Beschreibung, was Sie sehen.