Hilfe & Anleitungen

Die Geräte-PIN lässt sich jederzeit über den Inhaber-Zugang neu setzen. Sie brauchen dafür nur die E-Mail-Adresse, die bei uns als Inhaber-Adresse hinterlegt ist.

1. Öffnen Sie Ihre Verwaltung: gastavia.de/wirt/ihr-restaurant → „Als Inhaber anmelden“.
2. E-Mail-Adresse eintragen → Sie erhalten einen Anmelde-Link per E-Mail.
3. Nach dem Klick auf den Link: „Einstellungen“ → „Neue Geräte-PIN“ → speichern.
4. Mit der neuen PIN melden Sie jedes Gerät (Tablet, Handy) wieder an.

Wichtig bei Personalwechsel oder verlorenem Gerät: Sobald Sie eine neue PIN speichern, werden alle bisher angemeldeten Geräte automatisch abgemeldet, das alte Tablet kommt damit nicht mehr hinein. Wenn Sie zusätzlich Ihren eigenen Zugang zurücksetzen möchten, nutzen Sie in den Einstellungen „Alle Geräte abmelden“.

Tipp: Die PIN ist für das ganze Team gedacht — der Inhaber-Zugang per E-Mail bleibt Ihr persönlicher Generalschlüssel.

So öffnen Sie Gastavia mit einem einzigen Tipp, praktisch für das Handy oder Tablet, das im Service griffbereit liegt. Öffnen Sie zuerst Ihre Verwaltung (die Tagesansicht) im Browser, dann legen Sie ihn als Symbol auf den Startbildschirm:

Auf iPhone oder iPad (Safari):

1. Auf das Teilen-Symbol tippen, das Quadrat mit dem Pfeil nach oben.
2. „Zum Home-Bildschirm“ wählen (etwas nach unten scrollen).
3. Mit „Hinzufügen“ bestätigen: Das Gastavia-Symbol liegt jetzt auf dem Startbildschirm.

Auf einem Android-Handy oder -Tablet (Chrome):

1. Oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten (⋮) tippen.
2. „Zum Startbildschirm hinzufügen“ (oder „App installieren“) wählen.
3. Mit „Hinzufügen“ bestätigen — fertig.

Ab jetzt öffnet ein Fingertipp auf das Symbol Gastavia direkt, ohne Adresse einzutippen, auf jedem Handy oder Tablet, das Sie im Service nutzen. Sie können das Symbol auf mehreren Geräten anlegen.

1. Schauen Sie zuerst in den Spam-/Werbung-Ordner; Absender ist reservierung@gastavia.de.
2. Prüfen Sie, ob Sie wirklich die hinterlegte Inhaber-Adresse eingegeben haben (der Link wird nur an diese geschickt).
3. Markieren Sie die Mail als „Kein Spam“ und speichern Sie den Absender im Adressbuch, dann klappt es künftig sofort.

Kommt weiterhin nichts an, schreiben Sie uns über das Formular unten, wir prüfen die hinterlegte Adresse.

Ihre Reservierungsseite hat die Form gastavia.de/ihr-restaurant, die Verwaltung liegt unter gastavia.de/wirt/ihr-restaurant.

Wenn Sie den genauen Namen nicht mehr wissen: Nutzen Sie das Feld „Meine Seite finden“ direkt unter dieser Anleitung, wir schicken Ihnen alle Links an Ihre Inhaber-E-Mail.

Sie bestimmen, wie viele Plätze Gastavia online vergeben darf, unabhängig davon, wie viele Tische Sie wirklich haben. Telefonische Gäste und Laufkundschaft haben so immer Platz.

1. „Einstellungen“ → „Bereiche“: die Online-Plätze pro Bereich anpassen (z. B. nur 20 von 40 Plätzen online).
2. Feiner geht es pro Schicht in den Öffnungszeiten (Feld „Online-Plätze“).

Gastavia überbucht nie: Ist das Kontingent voll, bieten wir Gästen automatisch die Warteliste an.

Jeder Gast kann selbst stornieren, der Link steht in seiner Bestätigungs-E-Mail. Ruft der Gast stattdessen bei Ihnen an:

1. Tagesansicht öffnen → zum richtigen Tag blättern.
2. Stornieren: bei der Reservierung auf „Storno“ tippen.
3. Ändern: auf „Ändern“ tippen → neue Uhrzeit und/oder Personenzahl eintragen → „Speichern“. Die Reservierung bleibt mit ihrer Historie und Tischzuweisung erhalten.

Wird ein Platz durch Storno frei, benachrichtigt Gastavia automatisch den passenden Gast von der Warteliste: den, der am längsten wartet und für den der Platz reicht.

1. Tagesansicht öffnen (bleibt auf Handy oder Tablet einfach offen).
2. Im Formular „Telefonreservierung eintragen“: Uhrzeit, Personen, Dauer, ggf. Bereich, Name und Telefon ausfüllen → auf „Reservierung eintragen“ tippen. Wenn Sie schon wissen, dass die Runde länger bleibt, wählen Sie einfach eine längere Dauer, der Tisch bleibt dann entsprechend belegt.

So stehen alle Reservierungen in einer Liste, online wie telefonisch, und das Online-Kontingent stimmt automatisch.

Beim Wechsel zu Gastavia gehen keine Reservierungen verloren, wir übernehmen den Umzug komplett im Rahmen der persönlichen Einrichtung:

1. Altes System mit Export: Sie laden dort die Reservierungsliste herunter (CSV/Excel) und geben sie uns, fertig.
2. Reservierungsbuch aus Papier: Fotografieren Sie einfach die Seiten mit kommenden Reservierungen ab, wir lesen sie ein.
3. Wir übernehmen alle künftigen Reservierungen mit Name, Zeit, Personenzahl, Telefon und Notizen.

Wichtig für Ihre Gäste: Beim Umzug wird keine einzige E-Mail ausgelöst: Niemand merkt etwas vom Wechsel, jeder Tisch bleibt bestehen.

Doppelte Einträge werden automatisch erkannt und übersprungen. Die Marketing-Einwilligung wird dabei bewusst nicht übernommen, genau wie beim Gäste-Import (DSGVO).

Ist ein Tag online ausgebucht, bieten wir Ihren Gästen automatisch die Warteliste an, statt dass sie frustriert zur Konkurrenz weiterziehen.

1. Der Gast trägt Name, Kontakt und seine Wunschuhrzeit ein, das war’s für ihn.
2. Wird ein Platz frei (z. B. durch ein Storno), benachrichtigt Gastavia automatisch den Gast, der am längsten wartet UND dessen Gruppengröße wirklich Platz hat — eine 8er-Gruppe bekommt keine Mail für einen frei gewordenen 2er-Tisch. Der Knopf in der E-Mail führt direkt zum richtigen Tag und Bereich; wer zuerst reserviert, bekommt den Tisch.
3. In Ihrer Tagesansicht sehen Sie die Warteliste inklusive Wunschuhrzeit. Mit „Benachrichtigen“ laden Sie einen Gast gezielt selbst ein (E-Mail), oder Sie rufen ihn direkt an.

Sie müssen nichts tun, die Warteliste arbeitet von allein. Wenn Sie möchten, rücken Sie aber jederzeit selbst jemanden nach. Volle Tage bleiben so trotzdem voll.

1. In der Tagesansicht beim Gast auf „Nicht da“ tippen (statt Storno).

Wichtig: Nicht erschienene Gäste bekommen keine Bewertungs-Einladung, und Sie sehen in der Wochen-Mail, wie oft das vorkommt. Erschienene Gäste markieren Sie mit „Da“; nur diese werden um eine Google-Bewertung gebeten.

Mit dem Tischplan behalten Sie den Überblick, wer an welchem Tisch sitzt, inklusive Zusammenlegen und Stammtisch. Das ist reine Saal-Organisation; Ihre Online-Plätze bleiben davon unberührt.

Einmalig einrichten:

1. „Einstellungen“ → „Tische“: je Bereich Ihre Tische anlegen. Mit der Sammel-Anlage („4 Tische à 4 Plätze“) geht das in Sekunden.
2. Jeder Tisch hat einen Namen oder eine Nummer und eine Platzzahl.
3. Verbund (optional, aber empfehlenswert): Tragen Sie bei Tischen, die man zusammenschieben kann, denselben Verbund-Namen ein, z. B. „Fensterreihe“ bei Tisch 3, 4 und 5. Vorschläge kombinieren dann nur Tische, die wirklich nebeneinanderstehen. Tische ohne Verbund (etwa der Stammtisch) werden nie in eine Kombination einbezogen.

Im Alltag zuweisen:

1. In der Tagesansicht bei einer Reservierung auf den Tisch-Chip („+ Tisch“) tippen.
2. Einen oder mehrere Tische auswählen; mehrere = zusammenlegen (z. B. Tisch 3 + 4 für eine 6er-Gruppe). Dann „Übernehmen“.
3. Mehrere Reservierungen auf denselben Tisch = Stammtisch. Das ist ausdrücklich erlaubt.
4. Über „Liste | Tische“ wechseln Sie in die Saal-Übersicht: dort sehen Sie je Tisch, wann er belegt ist.

Schneller geht es automatisch: Haben mehrere Reservierungen noch keinen Tisch, erscheint oben „Tische automatisch verteilen“ — ein Fingertipp, und Gastavia verteilt alle auf einmal. Dabei bekommt jede Gruppe den kleinsten passenden Tisch, zusammengelegt wird nur innerhalb Ihrer Verbünde, und die schwierigste Gruppe wird zuerst gesetzt. Passt jemand nicht, sagt Gastavia ehrlich warum — und schlägt, wenn möglich, den einen Umzug vor, der Platz schafft („Familie Klein auf Tisch 5 umsetzen — dann wird Tisch 8 frei“), mit einem Knopf zum direkten Ausführen.

Gastavia sperrt nie, sondern weist nur freundlich hin: passt die Gruppe nicht auf den Tisch, ist er doppelt belegt, oder sitzen nur 2 Gäste an einem 6er, färbt sich der Hinweis. Entscheiden tun immer Sie.

Storniert ein Gast oder erscheint er nicht, wird sein Tisch automatisch wieder frei.

In der Tagesansicht sehen Sie zu jedem Gast hilfreiche Hinweise auf einen Blick:

1. ⭐ Stammgast · X× da: Der Gast war schon mehrfach bei Ihnen.
2. ⚠ X× nicht erschienen: Vorsicht, dieser Gast ist schon einmal nicht gekommen.
3. ✓ zugesagt: Der Gast hat sein Kommen per Erinnerungs-Mail bestätigt.

Der No-Show-Schutz funktioniert ganz ohne Kreditkarte: Gastavia schickt vor dem Termin eine Erinnerung mit einem „Ja, ich komme“-Knopf. Wer zusagt, bekommt das Badge; bei den anderen können Sie rechtzeitig nachfassen oder den Platz weitergeben.

An manchen Tagen wollen Sie den Abend lieber ganz für Laufkundschaft und Telefon freihalten. Dann sperren Sie die Online-Buchung nur für diesen einen Tag:

1. Tagesansicht → zum betreffenden Tag blättern.
2. Auf „Online-Buchung sperren“ tippen. Gäste sehen dann den Hinweis, bitte telefonisch zu reservieren.
3. Mit „Wieder freigeben“ ist der Tag sofort zurück online.

Bereits bestehende Reservierungen bleiben erhalten, gesperrt wird nur das neue Online-Buchen für diesen Tag.

Nur ein Bereich belegt — etwa der Nebenraum für eine private Feier? Dann sperren Sie nur diesen: In der Tagesansicht ganz unten, im Kasten „Einzelne Bereiche sperren“, beim gewünschten Bereich auf „Sperren“ tippen. Gäste können die übrigen Bereiche weiter normal buchen und bekommen, wenn sie den gesperrten wählen, direkt den Hinweis, wo noch Zeiten frei sind. Dass ein Bereich gesperrt ist, sehen Sie oben in der Statuszeile. Regelmäßige Schließungen (etwa „Keller freitags zu“) gehören dagegen in die Öffnungszeiten.

Unter „Auslastung“ sehen Sie, wie gut Ihre Tage und Schichten gefüllt sind, eine gute Grundlage für Personal- und Einkaufsplanung.

1. Zeitraum wählen: 7, 30 oder 90 Tage.
2. Sie sehen Reservierungen und Gäste je Wochentag und je Uhrzeit, dazu Ihre treuesten Gäste.
3. Mit „CSV exportieren“ nehmen Sie die Zahlen mit in Ihre eigene Tabelle.

Damit „Erschienen“ und die No-Show-Rate stimmen, markieren Sie Gäste in der Tagesansicht kurz mit „Da“ bzw. „Nicht da“; die Auswertung erinnert Sie daran, wenn vergangene Reservierungen noch ohne Status sind.

Alle Auswertungen beruhen ausschließlich auf Ihren eigenen Reservierungen.

1. Verwaltung → „Wochenkarte“.
2. Gerichte anlegen/ändern (Kategorie, Name, Beschreibung, Preis) → „Veröffentlichen“.
3. Auf der öffentlichen Karten-Seite: „Als Bild speichern“ → das fertige Bild für Google-Profil, Instagram, Facebook oder WhatsApp-Status herunterladen.
4. Auf dem Handy erscheint zusätzlich „Teilen“: Damit geben Sie das Bild mit einem Fingertipp direkt an Instagram, WhatsApp & Co. weiter.

Das Bild trägt automatisch Ihr Logo, Ihre Farbe und „Jetzt online reservieren“ mit Ihrer Web-Adresse.

Sie gestalten Ihre Karte lieber selbst (z. B. in Canva)? Unter Verwaltung → „Wochenkarte“ → „Eigenes Design hochladen“ laden Sie Ihr fertiges Bild hoch. Es erscheint dann statt der eingetippten Karte, auch auf dem geteilten Bild und im Wochenkarten-Newsletter. Der Streifen „Jetzt online reservieren“ wird automatisch darunter gesetzt.

Sie haben jeden Tag ein anderes Gericht? Nutzen Sie einfach die Kategorie als Wochentag, so entsteht eine übersichtliche Tag-für-Tag-Karte:

1. Verwaltung → „Wochenkarte“: Beim Gericht ins Kategorie-Feld statt „Hauptgerichte“ den Wochentag schreiben, z. B. „Montag“.
2. So fortfahren: „Dienstag“ → Käsespätzle, „Mittwoch“ → Schnitzeltag …
3. Die Reihenfolge auf der Karte folgt der Reihenfolge im Editor, also Montag zuerst eintragen.
4. Veröffentlichen, fertig.

Auf der Karten-Seite und dem geteilten Bild erscheinen die Wochentage automatisch als farbige Zwischenüberschriften. Sie können beides mischen: erst die Tagesgerichte, darunter eine Kategorie „Immer da“ mit Ihren Klassikern.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Darstellung“.
2. Farbe: eine der Vorlagen antippen, gilt sofort für Reservierungsseite, Karte und Bild.
3. Logo: PNG oder JPG (max. 300 KB) hochladen. Entfernen jederzeit möglich.

Alle Stammdaten finden Sie unter Verwaltung → „Einstellungen“, oberste Karte:

1. Name: erscheint überall, auf Reservierungsseite, Karte, E-Mails an Ihre Gäste.
2. Adresse & Telefon: stehen auf Ihrer Reservierungsseite, der Wochenkarte und im Kalender-Eintrag des Gastes.
3. Website: erscheint auf dem geteilten Wochenkarten-Bild („Jetzt online reservieren“).
4. Benachrichtigungs-E-Mail: Ihre wichtigste Adresse: Hierhin gehen neue Reservierungen, der Wochenbericht, und sie ist Ihr Schlüssel für den Inhaber-Login.
5. Google-Bewertungslink: dorthin schicken wir zufriedene Gäste (eigene Anleitung unten).
6. Geräte-PIN: die Anmeldung fürs Team (Handy oder Tablet).

Gastavia fragt erschienene Gäste automatisch nach ihrer Meinung, zufriedene leiten wir zu Google weiter. Dafür brauchen wir Ihren persönlichen Bewertungslink:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Unternehmensprofil an: business.google.com (das Konto, mit dem Sie Ihren Google-Maps-Eintrag verwalten).
2. Auf der Übersicht finden Sie die Karte „Mehr Rezensionen erhalten“ (oder unter „Werbung“ → „Rezensionen anfordern“) → „Link kopieren“. Der Link sieht z. B. so aus: g.page/r/…
3. In Gastavia: „Einstellungen“ → Feld „Google-Bewertungslink“ → einfügen → speichern.

Kein Google-Unternehmensprofil? Dann lohnt sich das zuerst: Es ist kostenlos und Ihr wichtigster Auftritt. Wir helfen bei der Einrichtung gerne mit.

1. Verwaltung öffnen → „Einstellungen“.
2. Abschnitt „Geschlossen an Sondertagen“: Datum wählen, optional Notiz (z. B. „Betriebsferien“) → „Geschlossen-Tag hinzufügen“.
3. Für mehrere Tage (Urlaub) einfach jeden Tag einzeln hinzufügen.

An diesen Tagen können Gäste online nicht reservieren. Bestehende Reservierungen im Zeitraum storniert Gastavia automatisch und informiert die betroffenen Gäste per E-Mail, mit einer freundlichen Einladung, einen neuen Tag zu wählen. Sie müssen niemanden selbst anrufen.

Dauerhafte Ruhetage regeln Sie über die Öffnungszeiten: Tag ohne Schicht = Ruhetag.

1. „Einstellungen“ → Abschnitt „Öffnungszeiten“.
2. Je Wochentag können Sie Schichten anlegen (z. B. Mittag und Abend). Mit „+ Schicht“ kommt eine neue hinzu, mit „entfernen“ wird eine gelöscht.
3. Pro Schicht füllen Sie aus: Bezeichnung (z. B. „Mittag“), von (Beginn), letzte Buchung (Küchenschluss), Takt, Verweildauer und Online-Plätze.
4. „Öffnungszeiten speichern“ nicht vergessen.

„Letzte Buchung“ ist die späteste Zeit, zu der Gäste noch reservieren können, typisch 60–90 Minuten vor Schluss. Das Ende wird automatisch daraus abgeleitet, das müssen Sie nicht mehr eintragen.

„Takt“ bestimmt den Abstand der buchbaren Uhrzeiten (z. B. 30 Min → 18:00, 18:30, 19:00 …). Direkt darunter sehen Sie eine Live-Vorschau der Zeiten, die Ihre Gäste angeboten bekommen, so stimmt alles, bevor Sie speichern.

„Verweildauer“ ist die Zeit, die ein Tisch typischerweise besetzt bleibt (z. B. Mittag 1,5 Std, Abend 3 Std). Sie steuert, wie viele Buchungen zeitlich übereinanderpassen und wann Tische im Tischplan wieder als frei gelten. Eine längere Dauer bedeutet also weniger gleichzeitig buchbare Online-Plätze.

Unter „Automatisierungen“ schalten Sie Mails ein, die danach von allein rausgehen, und zwar nur an Gäste, die dem Newsletter ausdrücklich zugestimmt haben:

1. Wochenkarten-Newsletter: schickt Ihre aktuelle Karte an angemeldete Gäste; den Versandtag (z. B. Donnerstag oder Freitag) wählen Sie selbst.
2. Gäste zurückholen: erinnert Gäste, die länger nicht mehr da waren.
3. Geburtstagsgruß: gratuliert Gästen mit hinterlegtem Geburtstag. Gäste können ihren Geburtstag direkt beim Reservieren angeben (freiwillig, nur mit Newsletter-Einwilligung) oder Sie tragen ihn im Gäste-Bereich ein.

Zu jeder Automatik können Sie ein kleines Dankeschön hinterlegen, z. B. „ein Glas Sekt aufs Haus“. Es erscheint als hübsches Geschenk in der Mail. Über „Vorschau“ sehen Sie die fertige Mail, bevor sie jemand bekommt.

Damit die Zustellung zuverlässig und rechtlich sauber bleibt, sind die Mail-Texte selbst fest vorformuliert. Sie bestimmen über die Schalter, was verschickt wird, und hinterlegen das Dankeschön.

1. „Teilen“ → Karte „Reservierung auf Ihrer Website“ → „Code kopieren“.
2. Den Code an Ihren Website-Betreuer geben oder selbst an der gewünschten Stelle einfügen: zwei Zeilen, fertig.

Das Fenster passt seine Höhe automatisch an und setzt keine Cookies, es braucht also keinen Cookie-Banner. Direkt darunter finden Sie einen zweiten Code für die Wochenkarte, so zeigt Ihre Website immer automatisch die aktuelle Karte.

Ohne eigene Website funktioniert es genauso gut: Verlinken Sie einfach gastavia.de/ihr-restaurant auf Ihrem Google-Profil und in Social Media.

1. „Teilen“ → Karte „QR-Code für die Reservierung“.
2. Bild herunterladen und drucken, z. B. als Tischaufsteller oder auf der Speisekarte.

Der Code führt direkt auf Ihre Reservierungsseite. Gäste scannen ihn mit der Handy-Kamera, keine App nötig. Auf derselben Seite liegt ein zweiter QR-Code, über den sich Gäste für Ihre Wochenkarte anmelden können.

Das kann in den ersten Wochen vereinzelt vorkommen, solange unsere Absender-Adresse bei den E-Mail-Anbietern noch neu ist; es verschwindet mit der Zeit von selbst.

1. Der Gast markiert die Mail einmal als „Kein Spam“, bei ihm passiert es dann nicht wieder.
2. Wichtig zu wissen: Die Reservierung gilt unabhängig von der E-Mail — sie steht immer in Ihrer Tagesansicht.

1. Verwaltung → „Gäste“.
2. Beim Gast auf „löschen“ → bestätigen.

Der Gast wird vollständig entfernt; vergangene Reservierungen bleiben anonymisiert erhalten (für Ihre Statistik, ohne Personenbezug). Das erfüllt die DSGVO-Löschpflicht.

Beim Wechsel von einer anderen Plattform (oder aus Excel) nehmen Sie Ihre Gäste einfach mit:

1. Exportieren Sie die Gästeliste aus dem alten System als CSV- oder Excel-Datei.
2. Öffnen Sie die Datei und bringen Sie die Spalten in die Reihenfolge: Name, E-Mail, Telefon (eine Kopfzeile darf bleiben).
3. Verwaltung → „Gäste“ → „Gäste importieren“: den Inhalt hineinkopieren → „Importieren“.

Gäste, die es schon gibt (gleiche E-Mail), werden automatisch übersprungen. So entstehen keine doppelten Einträge.

Wichtig (DSGVO): Die Marketing-Einwilligung wird beim Import bewusst auf „nein“ gesetzt: Eine Einwilligung aus dem alten System dürfen wir nicht einfach übernehmen. Ihre Gäste können sie bei der nächsten Reservierung neu erteilen (Häkchen im Formular).

Beim Wechsel von Quandoo & Co. übernehmen wir den Import im Rahmen der persönlichen Einrichtung komplett für Sie.

1. Verwaltung → „Gäste“ → „CSV exportieren“.

Sie erhalten eine Datei, die sich in Excel öffnen lässt, mit Namen, Kontakt, Besuchen und Marketing-Einwilligung. Ihre Gästedaten sind bei Gastavia nie eingesperrt.

1. Verwaltung → „Abo“ (nur mit Inhaber-Login sichtbar); dort sehen Sie Ihren Tarif und den aktuellen Status.
2. Für eine Rechnung, eine andere Zahlungsart oder eine Kündigung schreiben Sie uns kurz über das Formular unten, wir kümmern uns darum (in der Regel am selben Tag).

Gastavia hat keine Mindestlaufzeit — Sie bleiben, weil es funktioniert.

1. Seite einmal neu laden (auf Handy oder Tablet: nach unten ziehen).
2. Kurz prüfen, ob Ihr WLAN/Internet funktioniert (z. B. eine andere Website öffnen).
3. Geht gastavia.de selbst nicht: Das ist dann unser Problem, wir arbeiten in solchen Fällen bereits daran. Reservierungen von Gästen gehen nicht verloren.

Bleibt das Problem länger als ein paar Minuten, melden Sie sich über das Formular unten, mit kurzer Beschreibung, was Sie sehen.