Weihnachtsfeier im Restaurant: Gruppen früh ins Buch bringen

Die Weihnachtsfeier im Restaurant gehört für viele Häuser zu den stärksten Abenden des Jahres. Entschieden wird sie aber nicht im Dezember, sondern Wochen vorher, oft in einer Runde, in der ein Mitarbeiter drei Angebote vorlegt. Wer dann ein klares Angebot auf dem Tisch hat, bekommt den Termin.

Haben Sie jetzt noch freie Abende im Advent, lohnt es sich, sie gezielt anzubieten: mit festen Menüs, einem klaren Preis pro Person und Bedingungen, die vor dem Einkauf feststehen.

Ein Angebot, das man weiterreichen kann

Wer bei Ihnen anfragt, entscheidet selten allein. Er muss das Angebot an Chef, Kollegen oder die Buchhaltung weitergeben. Je weniger er dafür erklären muss, desto eher kommt er zurück. Eine Seite reicht, und darauf gehört:

• Zwei oder drei Menüs mit festem Preis pro Person, eines davon vegetarisch. Freie Auswahl à la carte macht eine große Gruppe in der Küche langsam.
• Getränke als Pauschale oder nach Verbrauch, beides mit Preis. Nach der Getränkerechnung fragt die Buchhaltung zuerst.
• Raum und Personenzahl: welcher Raum, ab wie vielen Gästen er allein der Gruppe gehört, wie viele höchstens Platz haben.
• Die freien Termine, auch Abende unter der Woche. Wer am Freitag keinen Platz mehr bekommt, nimmt oft gern einen Donnerstag.
• Bis wann die Kopfzahl feststehen muss, und was gilt, wenn weniger kommen.
• Einen Ansprechpartner mit Telefon, der die Fragen beantwortet, die das Angebot offen lässt.

Warum Firmen mit 110 Euro rechnen

Für eine Betriebsveranstaltung sieht das Einkommensteuergesetz einen Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter vor, für bis zu zwei Feiern im Jahr. Darin zählt alles, was die Firma ausgibt, einschließlich Umsatzsteuer: Essen, Getränke, Raum, Musik und Deko. Was auf Begleitpersonen entfällt, wird dem Mitarbeiter zugerechnet.

Für Sie heißt das: Viele Ansprechpartner haben diese Zahl im Kopf, auch wenn sie sie nicht nennen. Ein Paket, das alles enthält und darunter bleibt, ist leichter zu verkaufen als ein günstiges Menü mit offener Getränkerechnung. Ob die Grenze im Einzelfall eingehalten ist, klärt die Firma mit ihrem Steuerberater, nicht Sie.

Verbindlich machen, bevor die Küche einkauft

Eine Gruppe von dreißig, die mit achtzehn kommt, kostet Sie den Abend. Deshalb gehört die Verbindlichkeit in die Zusage, nicht erst in die Rechnung:

1. Lassen Sie sich die Buchung schriftlich bestätigen, mit Datum, Menü und ungefährer Personenzahl. Eine E-Mail genügt.
2. Nennen Sie im Angebot den Tag, bis zu dem die genaue Kopfzahl feststehen muss, und lassen Sie sich die Zahl dann noch einmal bestätigen.
3. Wenn Sie eine Anzahlung oder eine Gebühr bei kurzfristiger Absage verlangen, schreiben Sie das ins Angebot und lassen Sie es mit der Buchung bestätigen.

Aus unseren Gesprächen mit Wirten kennen wir den Fall, der dabei schiefgeht: Die Stornogebühr für Menüabende steht auf der Website, angemeldet wird aber per Telefon und Mail, und zugestimmt hat der Gebühr nie jemand. Die Küche braucht die genaue Zahl, verlassen kann sie sich darauf nicht. Eine Bedingung, die nur auf der Website steht, hat Ihr Gast nie bestätigt.

Wen Sie jetzt ansprechen

• Die Firmen vom letzten Jahr. Ein Anruf mit der Frage, ob der Termin wieder passt, ist die leichteste Buchung der Saison.
• Stammgäste, die für einen Betrieb arbeiten. Sie sind oft genau die, die intern gefragt werden, wo man feiern könnte.
• Ihre Gäste mit Newsletter-Zustimmung. Eine kurze Mail mit dem Angebot erreicht sie dort, wo sie es weiterleiten können. Werbung per Mail nur an Gäste, die zugestimmt haben.
• Wer Ihr Restaurant sucht. Ein Hinweis auf Weihnachtsfeiern in Ihrem Google-Profil und auf der Website, mit einem Link, über den man direkt anfragen oder reservieren kann. Wie Sie den Link ins Profil bringen, steht in unserem Artikel zum Reservierungslink im Google-Profil.

Wenn Sie Gastavia nutzen

Im Tarif Pro lädt Gastavia Ihre Gäste von selbst zur Weihnachtsfeier ein, wenn Sie die Einladungen eingeschaltet haben: am 1. Oktober und mit einem letzten Aufruf am 15. November. Die Mails gehen nur an Gäste, die ausdrücklich zugestimmt haben, E-Mails von Ihnen zu bekommen. An einem Tag geht höchstens eine Einladung raus; steht dann auch die Einladung zu einem Ihrer eigenen Abende an, geht diese vor.

Planen Sie einen festen Abend, etwa ein Weihnachtsmenü für Einzelgäste und kleine Gruppen, legen Sie ihn als Veranstaltung an. Gäste melden sich online an, Sie bestimmen die Zahl der Plätze, und eine Bedingung für kurzfristige Absagen muss der Gast bei der Anmeldung anhaken. Gastavia hält fest, welchem Wortlaut er zugestimmt hat. Wie das geht, steht in der Hilfe zu Veranstaltungen.